wielkimi krokami zbliża się sezon letni – czas wzmożonej pracy, planowania urlopów i łatania luk kadrowych. Niestety, w tym roku pod koniec wakacji na pracodawców czeka potężna pułapka prawna, która może sparaliżować pracę niejednego zakładu.
Mowa o tykającej bombie, która wybuchnie dokładnie 1 września 2026 roku.
O co dokładnie chodzi? Zgodnie z przepisami wygaszającymi specustawę, obywatele Ukrainy, którym nadano numer PESEL ze statusem UKR wyłącznie na podstawie oświadczenia (a nie ważnego dokumentu podróży/paszportu), mają obowiązek potwierdzić swoją tożsamość w urzędzie gminy.
Ostateczny termin na dopełnienie tej formalności mija 31 sierpnia 2026 r.
Co to oznacza dla Twojej firmy? Jeśli Twój pracownik o tym zapomni, nie zdąży wyrobić paszportu lub zignoruje ten obowiązek, z dniem 1 września jego status w systemie automatycznie zmieni się z UKR na NUE.
Konsekwencje dla pracodawcy mogą być bolesne:
- Pracownik z dnia na dzień traci ochronę czasową oraz prawo do legalnego pobytu.
- Zatrudnienie na podstawie uproszczonego powiadomienia (do Powiatowego Urzędu Pracy) przestaje być legalne.
- Dopuszczenie takiej osoby do pracy na Twojej zmianie to ryzyko nałożenia przez PIP kary w wysokości do 50 000 zł.
Zabezpiecz swój biznes przed wrześniowym chaosem. Do końca sierpnia pozostało niewiele czasu (niecałe 4 miesiące). To ostatni dzwonek, aby zinwentaryzować teczki pracownicze i wyłapać osoby z grupy ryzyka.
Co Dział HR powinien zrobić już teraz?
- Audyt dokumentacji: Warto zweryfikować teczki pracowników z Ukrainy pod kątem posiadania przez nich ważnego paszportu zagranicznego.
- Akcja informacyjna: Zalecamy przygotowanie i przekazanie pracownikom komunikatu (najlepiej w języku ukraińskim), który przypomni im o obowiązku wizyty w urzędzie gminy w celu aktualizacji danych.
- Weryfikacja zaświadczeń: Warto poprosić pracowników, którzy już zaktualizowali swoje dane, o dostarczenie nowego zaświadczenia o nadaniu numeru PESEL, na którym będzie widniał numer ich aktualnego paszportu zagranicznego.
Nie czekaj, aż system automatycznie wyrejestruje Twoich pracowników.