Zatrudnienie obywatela Ukrainy na podstawie przepisów specustawy jest znacznym ułatwieniem dla polskich przedsiębiorców. Wiąże się ono jednak z jednym, krytycznym obowiązkiem: rygorystycznym przestrzeganiem terminu powiadomienia właściwego urzędu.

Zasada 7 dni – termin nieprzekraczalny

Pracodawca, który powierza wykonywanie pracy obywatelowi Ukrainy przebywającemu w Polsce legalnie, ma obowiązek przesłać powiadomienie do Powiatowego Urzędu Pracy w terminie 7 dni od dnia podjęcia pracy przez tę osobę. Przepis ten ma zastosowanie do każdej formy współpracy – zarówno w przypadku umowy o pracę, jak i umów cywilnoprawnych (zlecenie, dzieło).

Jak poprawnie dokonać zgłoszenia?

Powiadomienie odbywa się wyłącznie drogą elektroniczną za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. System wymaga uwierzytelnienia za pomocą profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. W formularzu należy podać precyzyjne dane, w tym:

• Dane identyfikacyjne podmiotu (NIP, REGON).
• Dane osobowe pracownika, w tym numer PESEL.
• Rodzaj zawartej umowy oraz zajmowane stanowisko.
• Miejsce wykonywania pracy oraz wymiar czasu pracy.

Ryzyko błędów i konsekwencje finansowe

Z perspektywy działu kadr, niedopełnienie tego obowiązku w terminie jest jednym z najpoważniejszych uchybień. Spóźnienie choćby o jeden dzień lub przesłanie błędnych informacji powoduje, że praca cudzoziemca staje się nielegalna od pierwszego dnia zatrudnienia. Skutkuje to karami grzywny dla pracodawcy w wysokości od 1 000 zł do nawet 30 000 zł. Profesjonalny nadzór nad dokumentacją cudzoziemców pozwala uniknąć tych zagrożeń i gwarantuje stabilność operacyjną firmy.